従業員のマイナンバーを収集・保管には

これから従業員のマイナンバーの取得・保管するのはどうするのが良いのかと考えている企業も多いかと思います。セミナーで聴いたり、システム会社からシステム導入の説明や勧誘を受けてみたりしても何が自社に適当か分かりにくいのが現状です。

マイナンバーを含む特定個人情報は今までよりも厳重な取り扱いが求められ故意による漏えいには罰則が強化されています。取り扱いには注意し、漏えいしないよう必要な手立てをしておく事は大事でしょう。

在職者の番号取得時期は

事業所はマイナンバーを収集・保管して来年からの雇用保険や労災保険、税分野の書類に関し、届出の際に使用します。事前に社内でマイナンバー事務を扱う人を決めておく必要があります。

在職者の番号の合理的な収集時期は年末調整の前の扶養控除等申告書を各人に配った時に番号を記載してもらい、マイナンバーの通知書写しを添付して、会社が確認をするのが良いでしょう。取得方法は直接かメールでは別便パスワード付きで送付、簡易書留で送付等によって集め、会社はナンバーを記録すれば写しは保管してもシュレッダー等で廃棄してもかまいません。

小規模事業所の収集保管の流れの例

①扶養控除等申告書と個人番号の写を提出、本人確認や番号の確認をしたらコピー等は保管しない

②担当者が手書きで書面に記載して金庫や鍵付きキャビネットで保管するか、パソコンに入力して管理する時はIDを付ける。

③提出書類に番号を書く必要があった時には金庫から取り出し、番号を転記、番号は元の金庫にすぐしまう。

③手続や届出書の控えは、法定保存期間を過ぎたら廃棄する。

④退職者の書類の番号部分はマスキングしておいて法定保存期限が来たら廃棄する。

小規模な事業所では紙ベースでの記録保管が便利です。社員への使用目的説明義務、番号利用記録の記載もでき、バインダーにとじて保管ができる用紙が出ています。システム利用をためらっている場合や費用をかけたくない場合であれば簡単に始められるのでまず行ってみる事で悩みも軽減されるでしょう。

*****************************************

マイナンバー収集と保管

マイナンバーが通知されたら企業が行うべきこと いつまでに従業員から集める必要がありますか。マイナンバーは、平成27年10月に市区町村から通知カードの配布が開始されます。従業員の方に通知カードが届きましたら、マイナンバーの収集は可能ですが、国がマイナンバーを利用開始するのは平成28年1月以降です。
今年の年末調整の時期に税務署から送付されてくる年末調整関係資料の中に、翌年分である「28年分 給与所得者の扶養控除申告書」にはマイナンバーの記載欄がありますので、その時収集するのが1番スムーズに行えます。

マイナンバーを集めるときの注意点

利用目的はきちんと通知又は公表する必要があります!

収集は、はっきりした利用目的をもって、従業員の方に示して、行うことが必要です。

必要がある場合に保管する事が可能、

・翌年以降も継続して雇用契約が認められる場合所管法令によって、一定期間保存が義務付られている場合

マイナンバーの保管には、細心の注意が必要です。
例えば、担当者を決めて、担当者以外が取り扱うことのないようにする。間仕切りを設置して、覗き見されない場所に座席配置をする。書類は鍵付のキャビネットに保管する。ウイルス対策ソフトウェアを導入して、最新の状態にアップデートしておく等です。

経理通信HPより抜粋