会社が行うべき「安全管理措置」

マイナンバーは厳格な管理が求められています。利用制限、提供の制限、収集保管の制限、廃棄削除、安全管理措置の実施をする事となっています。個人番号を把握する前にマイナンバーの取り扱いに対する基本的な安全管理措置を決定する事が必要です。従業員101人以上事業所では

1、基本方針の策定

2、安全管理措置の実施

3、組織的安全管理措置

4、人的管理措置

5、物理的管理措置

6、技術的安全管理措置

が求められます。それぞれの措置にはガイドラインで具体的な内容が提示されていますので確認しましょう。

また、就業規則作成義務のある事業所は変更事項に織り込む必要もあります。

中小規模事業者でも注意しておく点

100人以下事業所でも特定個人情報(マイナンバーを含む情報)漏えいには罰則が適用されますので取り扱いには注意を要します。ガイドラインに基づいて基本的な安全管理措置として取得から廃棄の流れの例を挙げます。(紙で提供を受けた場合)

取得⇒利用目的を告げ、直接受け取るか、書留で番号の提供を受け、記録しておく

本人確認が必要な場合は確認を行う。

管理・保管⇒取得した個人番号を確実に入力し、漏えいしないようにパソコンにIDを付けたり施錠付きのキャビネット等で保管,記録を残す。入力後廃棄する場合はすぐに廃棄する。また、マイナンバー保存中のパソコンをインターネットにつなぐ時はウイルス対策ソフトを入れておく。

利用⇒マイナンバーを扱う社員を決めておき書類に誤りなく記載や入力をする。官庁には持参又は書留郵送や電子申請手続をし、一連の流れを記録する。

法定保存期間がある個人番号記載書類

作成後は安全な方法で保管しておく。

廃棄⇒保存期間が過ぎたものは再現不可能なシュレッダー、完全なマスキングや切り取り、焼却等を行い廃棄の記録を残す。

また、基本方針の策定は義務ではありませんが従業員に対しての教育や監督をする事、扱う場所や部屋を他から見えないようにしておく、盗難、紛失にも、注意が必要です。

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4-4 利用・安全管理

Q4-4-1 民間事業者がマイナンバー(個人番号)を取り扱うにあたって、注意すべきことはありますか?

A4-4-1 原則としてマイナンバーを法に定められた利用範囲を超えて利用することはできませんし、特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報[Q5-4]参照)をむやみに提供することもできません。また、マイナンバーを取り扱う際は、その漏えい、滅失、毀損を防止するなど、マイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければなりません。具体的な措置については、平成26年秋口を目途に特定個人情報保護委員会からガイドラインが示される予定です。なお、特定個人情報を不適正に取り扱った場合には、特定個人情報保護委員会から指導・助言や勧告・命令を受ける場合があるほか、正当な理由がないのに、個人の秘密が記録された特定個人情報ファイル(マイナンバーをその内容に含む個人情報ファイル[Q5-4]参照)を提供した場合などには、処罰の対象となります([Q5-8]参照)。(2014年6月回答)

Q4-4-2 民間事業者も特定個人情報保護評価を行う必要がありますか?

A4-4-2 特定個人情報保護評価とは、特定個人情報ファイル(マイナンバー(個人番号)を含む個人情報ファイル[Q5-4]参照)を保有しようとする者が、特定個人情報(マイナンバーを含む個人情報[Q5-4]参照)の漏えいなどが発生する危険性や影響に関する評価を行うことです。
特定個人情報保護評価を行う義務があるのは、①行政機関、②地方公共団体、③独立行政法人等、④地方独立行政法人、⑤地方公共団体情報システム機構、⑥情報連携を行う事業者(①~⑤以外で番号法別表第二に掲げられている者をいい、具体的には健康保険組合など)です。
このため、情報連携を行う健康保険組合などを除き、民間事業者が特定個人情報保護評価を行う必要はありませんが、任意の判断で特定個人情報保護評価を実施することを妨げるものではありません。特定個人情報保護評価の詳細は、特定個人情報保護委員会のホームページでご確認ください。(2014年6月回答)

Q4-4-3 従業員やその扶養家族のマイナンバー(個人番号)を税や社会保障などの事務ごとに管理するのではなく、マイナンバーを管理・収集するためのシステムを新たに構築し、そのシステムと既存のシステムを連携させて事務処理を行ってもよいですか?

A4-4-3 [Q4-2-3]のとおり、従業員からマイナンバーを取得する際に利用目的を明示しておく必要があり、その範囲を超えて利用できないように既存システムとの連携を制御するなどの措置をとる必要があります。(2014年6月回答)

内閣官房ホームページより抜粋