企業活動を行う際に作成される文書

企業で作成される文書は企業にとって重要な情報が多く含まれています。その作成、保存、廃棄に至るまでは適切に管理する事が重要です。

特に顧客情報や人事・労務関係の個人情報に関連した文書の管理、保存、廃棄については個人情報保護法の趣旨をもふまえた細心の注意を払う事が必要です。

労働基準法第109条では労務に関連して作成される書類の保存期限が取り上げられています。

労働者名簿、賃金台帳及び雇い入れに関する書類、解雇に関する書類、災害補償や賃金その他の労働関係に関する重要な書類は3年間保存する事が義務づけられています。出勤簿やタイムカード等は労働に関する主要な書類に該当するので3年間保存となります。

この3年間とは起算日も定められていて労働者名簿であれば労働者の死亡、退職、又は解雇の日、出勤簿やタイムカードは完結した日から起算する事になっています。

電子データの取り扱い

企業活動において社内文書を保険スペースや用紙のコスト削減等で可能な限り、書面でなく電子データで保存する事が多くなってきています。

労働者名簿や賃金台帳も書面でなく電子データで保存する事も多くなっていると思います。

これらの書類も電子データで保存する事は認められていますし、保存期間も書面と同じとされています。

但し、取り扱いは一定の条件があり、労働基準法にかかる行政通達により示されています。それによると故意、過失による消去、書き換え、及び混同ができないようにする事や保存義務のある内容の画像情報を記録した日付、時刻等の情報も同一の電子媒体に記録されこれらを参照できるようにしておく必要があります。

電子データ保存上の留意

電子画像情報は正確に記録し、かつ法定保存期間に渡って保存できるようにしておきます。そして書面の提出が必要な際には必要な事項が明らかになり、取り出せるようになっている事が必要です。

電子データで保存する場合にはデータの不正な消去、改ざんが行われないようなセキュリティー対策を講じておく事は大事でしょう。

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行政通達:労働基準法第109条に規定する書類の光磁気ディスク等による保存について

 

1.労働者名簿及び賃金台帳については、その調製について定めた労働基準法第107条及び第108条の解釈に関して、平成7年3月10日付け基収第94号通達によって、ー定の条件を満たす場合には、磁気ディスク等によって調製することが認められているところであり、第109条による保存についても、同通達の条件を満たす場合には保存義務を満たすものであること。
2.労働者名簿及び賃金台帳を除く書類のうち、労働基準法の規定に基づく労使協定以外のものについては、光学式読み取り装置により読み取り、画像情報として光磁気ディスク等の電子媒体に保存する場合であって、以下の要件のいずれをも満たすときは、本条の要件を満たすものとして取り扱うこと。
(1)画像情報の安全性が確保されていること。
イ 記録された保存義務のある画像情報について、故意又は過失による消去、書換え及び混同ができないこと。また、電子媒体に保存義務のある画像情報を記録した日付、時刻、媒体の製造番号等の固有標識が同一電子媒体上に記録されるとともに、 これらを参照することが可能であること。
ロ 同一の機器を用いて保存義務のある画像情報と保存義務のない画像情報の両方を扱う場合には、当該機器に保存義務のある画像情報と保存義務のない画像情報のそれぞれを明確に区別する機能を有していること。
(2)画像情報を正確に記録し、かつ、長期間にわたって復元できること。
イ 電子媒体、ドライブその他の画像関連機器について、保存義務のある画像情報を正確に記録することができること。
ロ 電子媒体に記録された保存義務のある画像情報を、法令が定める期間にわたり損なわれることなく保存することができること。
ハ 電子媒体、ドライブ、媒体フォーマット、データフォーマット、データ圧縮等のデータ保管システムについて、記録された画像情報を正確に復元することができること。また、労働基準監督官の臨検時等、保存文書の閲覧、提出等が必要とされる場合に、直ちに必要事項が明らかにされ、かつ、写しを提出し得るシステムとなっていること。 (平成8年6月27日基発第411号)

 

 

労務トラブルお悩み解決道場より抜粋