勤怠システムの設定 

労働時間の把握にITを使った勤怠管理システムを使用する企業は増えてきてはいますが、勤怠管理システムの利便性の面だけでなく、重要なのは各企業の就業、勤務形態に対応する設定が必要な事です。システムで自動的に勤怠が集計され会社が考えていた集計結果が出る為には勤怠ルールを覚えさせる設定が必要になります。

勤怠システムの設定で何が必要かを見てみると労働時間の設定では

・標準労働時間のパターンを定義

・固定残業時間制、変形労働時間制、シフト制、裁量労働制、フレックスタイム制等

上記の各パターンに対して次のような項目の内容を決めて行きます。

・始業終業時刻、休憩時間

・早出、残業時間、金額の算出方法

・休日出勤、代休、振替出勤、振替休日

・時刻訂正方法を申請書にして定義する

・電車遅延、直行直帰、出張、有給、特別休暇、時間有給等の取扱い

その他には

・有給休暇付与のルールの定義(自動付与)

・承認者、承認ルートの設定

・給与計算システムへの取り込みフォーマットの定義などがあります。

曖昧とした部分の取り扱い

出退勤管理でも曖昧とした部分の取り扱い、つまり人間的対応を求められるような場合はどのようにしたらよいでしょうか。

例えば遅刻を取り上げると単純に遅刻、電車遅延、急病、途中で困っているお年寄りを助けた等どの場合でも単なる遅刻とするなら問題は起き無いのですが、お年寄りを助けた時だけは遅刻扱いにしない等パターンを洗い出し、設定する事が必要です。それをしないと手修正の手間が残ってしまう可能性があります。

考えられるパターンを設定する事によって効率的な勤怠管理から給与計算までをスムーズに進行、完了が可能になる事でしょう。それでも例外的な事態は起こりえます。

勤怠管理システム導入はかなり時間もかかります。人事担当者の努力だけでは難しく、上部からの押し付けではうまくいかないでしょう。現場や従業員達の協力が不可欠ですがハードルを乗り越える事で非効率的な人事業務が解消する事に繋がるでしょう。

どうやって勤怠管理する?勤怠管理の種類

具体的に勤怠管理をどのように行うのかその方法を見てみると大きく分けて4つの方法があります。    ( ITトレンドHPより )

  • ① 紙の出勤簿への手書き
  • ② エクセルでの管理
  • ③ タイムカードでの打刻
  • ④ 勤怠管理システムの活用

①紙への手書き

紙と筆記用具があれば導入を始められるため、導入時のコストはかからないのがメリットです。毎月の集計を手作業で行わないといけないところがデメリットです。集計に時間がかかったり、転記ミスが発生したりと、不正も簡単で正確な打刻の把握ができなくなります。

②エクセルでの管理

一度エクセルのテンプレートを作成したり外部からダウンロードしたりすれば、従業員が対応する箇所に記入するだけなので、手軽に、かつ、コストをかけずにできます。また、このデータをCSVファイルとして、給与計算システムにインポートすることも可能です。ただダウンロードしても、自社の就業形態にマッチしていないこともあることがデメリットです。

③タイムカードの打刻

比較的安価に導入することができるのがメリットでしょう。近年のタイムレコーダーは進化を遂げており、データの出力機能や社員証と連携させた認証機能がついているものもあります。打刻方法が限られてしまい不便な面がデメリットです。

④勤怠管理システム

様々な打刻方法が可能で、承認申請などがワンクリックでできることがメリットでしょう。管理者にとっては、従業員の出退勤情報をリアルタイムに確認でき、必要なときにはCSV出力が可能になります。一方自社に合うシステムの導入ができなければ、逆にコスト増になったり、従業員がうまく活用できないと負担に感じる事もあります。