原則的な個人番号の取り扱い

扶養控除等申告書は平成28年1月以降に従業員本人や扶養親族の個人番号(マイナンバー)を記載しておく事になっています。新しい申告書に個人番号の記載欄が設けられているのを確認されたと思いますが、原則はその記載の内容が前年と同じ番号であっても記載する事になっています。扶養控除等申告書の法定保存期間は7年間ですから給与計算事務担当者にとって、個人番号が記載された申告書を安全に保管しておく事は会社としても負担となるものです。

国税庁が発表した記載省略措置

このような事情も考慮して、国税庁は平成27年10月28日に公表された内容においては給与支払者と従業員との間で合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提出済みの個人番号と相違ない」旨を記載した上で、既に会社が受け取っている個人番号を確認している旨を扶養控除等申告書に表示すれば、申告書提出時に本人が番号を記載しなくともよいと認めています。

実務的な取り扱い

前述のような文を従業員本人が記載する事は考えにくいので、会社の方で前述のような文、「個人番号について相違ない」旨を印字して従業員に渡すか、シールをはるかゴム印等も考えられます。他には別紙にその文を記載した用紙に記名、押印をしてもらう事もできるでしょう。会社側の確認については確認印欄があると良いでしょう。

就業規則等の合意の取り決め

扶養控除等申告書に個人番号の記載を省略する事は会社と従業員との合意によるので就業規則に記載する、合意書を取り交わす等が必要です。規則にのせる文章は「従業員の個人番号については給与支払者に提出済みの個人番号と相違ない」旨を記載、「会社は従業員から受領済み個人番号を確認し、確認した個人番号の記載を省略できる」としておくと良いでしょう。

会社が個人番号を受領し、確認している事が前提ですので税務事務としては扶養控除等申告書に付記して提出できる状態で番

号を管理しておく必要はあるでしょう。

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国税庁HP源泉所得税に関するFAQより

Q1-9 扶養控除等申告書の個人番号欄に「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨の記載をすることで、個人番号の記載に代えることはできますか。

平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には、従業員本人、控除対象配偶者及び控除対象扶養親族等の個人番号を記載する必要がありますので、その記載内容が前年以前と異動がない場合であっても、原則、その記載を省略することはできません。

しかしながら、給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等の個人番号を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等の個人番号の記載をしなくても差し支えありません。

なお、給与支払者において保有している個人番号と個人番号の記載が省略された者に係る個人番号については、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。

  1. 1 この取扱いは、原則として税務署に提出されることなく給与支払者が保管することとされている扶養控除等申告書について、給与支払者の個人番号に係る安全管理措置への対応の負担軽減を図るために、個人番号の記載方法として認めるものであることから、個人番号以外の扶養控除等申告書に記載すべき項目については、前年と変更ない場合であっても、記載を省略することなく扶養控除等申告書に記載する必要があります。
  2. 2 「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨が記載された申告書について、税務署長から提出を求められた場合には、給与支払者は扶養控除等申告書に従業員等の個人番号を付記して提出する必要があります。
  3. 3 この方法をとった場合には以下の点に留意が必要です。
    1. (1) 給与支払者において保有している従業員等の個人番号(従業員等の個人番号に異動があった場合は異動前の個人番号を含む。)については、扶養控除等申告書の保存期間(7年間)は、廃棄又は削除することはできません。
    2. (2) 保有する個人番号については、個人番号関係事務に必要がなくなったとき及び個人番号を記載すべきであった扶養控除等申告書の保存年限を経過したときには、速やかに廃棄又は削除しなければなりません(廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。)。
    3. (3) 給与所得の源泉徴収票(税務署提出用)には適切に個人番号を記載する必要があります。