新入社員を採用したらこの手続き

4月は新年度の始まりです。新規学卒者に限らず採用者が多い月ですね。そこで、事務担当者の行う手続きを確認してみましょう。

まず、法定書類としては、労働者名簿、出勤簿、賃金台帳の作成があります。労働者名簿は労務管理の基本となる書類です。必ず備え付けましょう。

提出してもらう書類は?

給与支払時の所得税の計算のため、給与所得税の扶養控除申告書を提出してもらいます。中途採用者の場合は、前勤務先の源泉徴収票の提出もしてもらいましょう。

次に、健康保険と厚生年金の加入は採用日から5日以内に、又、雇用保険の加入は翌月10日までに所轄官庁に届出る必要があります。本人が既に年金手帳雇用保険証を所持している場合は提出してもらい、加入手続き時に添付しましょう。被扶養者がいる人は、被扶養者異動届も添付しますが、60歳未満の配偶者を被扶養者にする場合はその配偶者の年金手帳も提出してもらいましょう。国民年金の3号被保険者資格取得の届出も同時に行います。

社内書類は何が必要?

必要に応じて誓約書、身元保証書、卒業証明書、健康診断書、通勤経路申請書等を提出してもらいます。社員身分証明書の発行や名刺の発注を行う他、社内注意事項の説明も行います。

社内外の通知としては、人事異動通知、社内報、メールでの通知、直接紹介する等、取引先にも必要に応じて挨拶をしておきましょう。

労働基準法

(労働者名簿)

第百七条  使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。

 前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。

(賃金台帳)

第百八条  使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

(記録の保存)

第百九条  使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。

労働基準法施行規則

第五十三条  法第百七条第一項 の労働者名簿(様式第十九号)に記入しなければならない事項は、同条同項 に規定するもののほか、次に掲げるものとする。

 性別

 住所

 従事する業務の種類

 雇入の年月日

 退職の年月日及びその事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)

 死亡の年月日及びその原因

 常時三十人未満の労働者を使用する事業においては、前項第三号に掲げる事項を記入することを要しない。

第五十四条  使用者は、法第百八条 の規定によつて、次に掲げる事項を労働者各人別に賃金台帳に記入しなければならない。

 氏名

 性別

 賃金計算期間

 労働日数

 労働時間数

 法第三十三条 若しくは法第三十六条第一項 の規定によつて労働時間を延長し、若しくは休日に労働させた場合又は午後十時から午前五時(厚生労働大臣が必要であると認める場合には、その定める地域又は期間については午後十一時から午前六時)までの間に労働させた場合には、その延長時間数、休日労働時間数及び深夜労働時間数

 基本給、手当その他賃金の種類毎にその額

 法第二十四条第一項 の規定によつて賃金の一部を控除した場合には、その額       以下略